Nahezu jede Firma sucht regelmäßig nach Möglichkeiten, die Betriebskosten zu senken. Dies geschieht häufig durch Personalabbau, jedoch muss dies nicht so sein. Eine andere Möglichkeit, die innerbetrieblichen Kosten nicht unerheblich zu senken, ist der elektronische Rechnung Versand. Durch einen elektronischen Rechnung Versand können nicht nur erhebliche Portokosten eingespart werden. Auch die Papier- und Druckkosten können drastisch reduziert werden, weil nicht mehr alle Rechnungen in Papierform ausgedruckt werden müssen. Beim elektronischen Rechnungsversand ist jedoch zu beachten, dass es nicht ausreicht, die Rechnungen einfach per E-Mail oder Computerfax zu versenden. Ohne die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur werden die Rechnungen rechtlich nicht anerkannt. Aus diesem Grund werden Rechnungen meistens noch auf dem herkömmlichen Wege, d.h. per Post versandt. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass beispielsweise bei einer Vorsteuerprüfung der Vorsteuerabzug nicht vom Finanzamt anerkannt wird. Durch einen elektronischen Rechnung Versand mit einer entsprechenden Signatur besteht diese Gefahr hingegen nicht. Umfangreiche Informationen über den elektronischen Rechnung Versand finden sich auf zahlreichen Internetseiten. Auf diesen wird detailliert geschildert, wie man auf einfachste Weise eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugen kann. Für die Erzeugung der Signatur ist eine spezielle Signaturchipkarte erforderlich, welche von einer qualifizierten Zertifizierungsstelle angeboten wird. Die elektronischen Rechnungen werden in der Regel von den jeweiligen Unternehmen mit den bestehenden IT-Systemen erstellt. Bei einem elektronischen Rechnung Versand werden die so erstellten Rechnungen dann nicht, wie sonst üblich, ausgedruckt und per Post versandt. Die Daten werden vielmehr elektronisch signiert und an die jeweiligen Empfänger beispielsweise per E-Mail oder Computerfax verschickt. Diese haben sodann verschiedene Möglichkeiten, die Signatur zu überprüfen, wie zum Beispiel mittels eines Scanners oder Signaturlesers. Es besteht auch die Möglichkeit, dass die Signatur vor der Übermittlung überprüft wird und der Empfänger das Prüfergebnis automatisch übermittelt bekommt. Wer sich von den zahlreichen Vorteilen eines des elektronischen Rechnungsversands überzeugen möchte, kann sich im Internet informieren und dort Kontaktdaten für eine umfassende Beratung erhalten. |
