Eine E-Mail Archivierung ist für jedes deutsche Unternehmen gesetzliche Pflicht. Es gibt für diesen Zweck spezielle Software und Hardware, die die E-Mail Archivierung vereinfachen und automatisieren. So kann man bei manchen Programmen zum Beispiel ganz einfach über seinen Browser oder einen anderen Mailclient die gespeicherten E-Mails durchsuchen. Das macht eine schnelle und einfache Suche möglich und ist eine überaus praktische Art der E-Mail Archivierung. Man hat natürlich auch die Möglichkeit, das Suchfeld einzuschränken und zum Beispiel nur bestimmte Postfächer zu durchsuchen, etc. Ebenso kann man unterscheiden, ob man nur nach Volltexten oder Dateianlagen sucht. Bei einer übersichtlichen und gut strukturierten E-Mail Archivierung ist all das kein Problem. Aus seinem Webbrowser heraus kann man sich alle E-Mails und Anlagen anzeigen lassen, sie wiederherstellen und bei Bedarf ausdrucken. Ein entscheidender Faktor für eine gute E-Mail Archivierung ist nämlich die Verfügbarkeit der Daten, die jederzeit gewährleistet werden soll.Eine E-Mail Archivierung dient nicht nur dazu, eingehende und ausgehende E-Mai automatisch abzuspeichern und zu verwalten, sondern sie macht noch viel mehr. Neben der Zurverfügungstellung der gespeicherten E-Mails können über die E-Mail Archivierung Benutzern E-Mailadressen zugeordnet werden und diese ebenfalls verwaltet werden. So kann das Programm zur E-Mail Archivierung zum Beispiel automatisch E-Mails mit wichtigen Neuigkeiten an bestimmte Nutzer versenden. Desweiteren kann eine E-Mail Archivierung nicht nur die eigentlichen Daten, sondern auch digitale Signaturen, etc. speichern und alle E-Mails mit einem Zeitstempel versehen. Die E-Mails werden in verschlüsselter Form gesichert und sind daher vor unberechtigten Zugriffen und möglichen Manipulationen geschützt. Die E-Mail Archivierung erfolgt außerdem speicheroptimiert, das heißt, das vorhandene Speichervolumen wird optimal ausgenutzt. Das geschieht indem bei der E-Mail Archivierung die Daten komprimiert – also verkleinert – werden und E-Mails, die an mehrere Nutzer geschickt wurden nur einmal abgespeichert werden. Die E-Mail Archivierung besitzt mehrere nützliche Filterfunktionen, um Speicherplatz zu sparen und die Suche zu erleichtern. |
